Quản lý văn bạn dạng đi đến bởi Excel là phương án được nhiều đơn vị chức năng hành thiết yếu và công ty hiện vẫn áp dụng. Khi thực hiện đúng cách để giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn công vấn đề được kiểm soát, triển khai theo đúng trình tự cũng tương tự dễ dàng giải quyết được sự việc phát sinh ngoại trừ ý muốn. Để làm chủ hiệu quả văn phiên bản bằng Excel, chúng ta hãy tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng excel


Phần mềm Excel có thể làm chủ những các loại văn phiên bản nào?

Với Excel, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để thống trị nhiều loại văn bản khác nhau như:

Văn bạn dạng đến: Đây là văn bạn dạng được gửi tới từ ngoài doanh nghiệp như thông tin từ các cơ quan đơn vị nước, cơ quan chính quyền, thông cáo báo chí, văn phiên bản từ khách hàng, văn phiên bản từ các doanh nghiệp khác hay cộng đồng.Văn bản đi: Là những văn bản được tạo thành và gửi cho các đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp.Văn bản nội bộ: Bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu, làm hồ sơ được sử dụng trong phạm vi trong công ty, doanh nghiệp. Văn bạn dạng thường bên dưới dạng báo, quyết định, quy định, planer công việc, tổng kết report thường kỳ,… được đưa từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc giữa các phòng ban cùng với nhau. Đây là văn bản có giá trị nội bộ, những thông tin sẽ được lưu hành và vận dụng trong phạm vi doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 5 Phim Ăn Khách Nhất Tuần : Phần 5 Nhiệm Vụ Bất Khả Thi Dẫn Đầu

*
*
*
*
Sử dụng chức năng Data Validation để tạo danh sách

Áp dụng bí quyết tính từ động

Để sản xuất sự thống nhất đến sổ quản lý văn bạn dạng đi đến bằng Excel, bạn phải xây dựng một cách làm tính từ bỏ động. Điều này sẽ khởi tạo ra mã văn thư riêng, giúp thống độc nhất vô nhị giữa các phòng ban và để nhân tiện quản lý, tra cứu. Bí quyết mà chúng ta cũng có thể tham khảo có có: 

Sử dụng Countif để đếm số lượng văn bạn dạng xuất hiện trong sổ.Sử dụng Vlookup để tham chiếu theo từng các loại văn bản.

Đừng quăng quật lỡ: top 10+ app Lên Kế Hoạch công việc Hiệu Quả tốt nhất Hiện Nay

Những lưu ý khi quản lý văn phiên bản đi đến bởi Excel

Sử dụng Excel làm chủ văn bản là phương pháp đang được ứng dụng phổ biến bây chừ do có chức năng tiết kiệm chi phí và bí quyết tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Trong quy trình sử dụng Excel, các bạn cần giữ ý:

Việc sử dụng những hàm công thức rất giản đơn nhầm lẫn, đặc biệt là số lượng văn bạn dạng lớn nên bạn phải kiểm tra chu đáo khi thực hiện.Chú ý đến tính bảo mật thông tin khi lưu giữ văn bạn dạng do việc thực hiện Excel dễ bị rò rỉ thông tin.Chỉ lựa chọn phương pháp này khi doanh nghiệp của công ty có quy mô vừa và nhỏ do khi khối lượng tài liệu tăng lên, vận tốc xử lý sẽ bị giảm. Đặc biệt, quản lý văn bản bằng Excel không cân xứng với những tổ chức cần báo cáo chi tiết những số liệu về làm chủ tài liệu.

Trên đấy là hướng dẫn thống trị văn bản đi đến bởi Excel cơ mà các chúng ta có thể tham khảo. Với cách thức này, người tiêu dùng phải vậy được những hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả. Vị đó, chúng ta hãy tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi áp dụng.