Giảm dung lượng tệp tin Excel không khó, tuy vậy bạn muốn tra cứu một phương pháp nén file nhanh nhất. Cùng dienmay.edu.vn search hiểu về các cách thực hiện dưới đây nhé. Bạn đang xem: Cách làm cho file excel nhẹ đi
Các tệp tin Excel thường trở đề nghị khá nặng với chậm mỗi khi bạn thêm dữ liệu hoặc chỉnh sửa. Việc tệp tin Excel bao gồm dung lượng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc mở đọc, chỉnh sửa tuyệt gửi mang đến người khác, đặc biệt là qua mạng Internet. Vậy gồm những phương pháp giảm dung lượng tệp tin Excel mà không làm cho mất đi dữ liệu quan trọng?
NỘI DUNG BÀI VIẾT
Loại bỏ dữ liệu/trang tính ko cần thiết
Ngay cả các trang tính trống trong Microsoft Excel cũng chiếm một lượng dung lượng nhất định. Vì vậy nếu trang tính không quan trọng, hãy xóa nó đi hoặc copy sang trọng một file excel khác.
Để ẩn trang tính bạn nhấn chuột phải vào thương hiệu một Sheet >> Chọn Hide. Tương tự bạn có thể làm với các hàng cùng cột.
Chuyển đổi tệp tin Excel quý phái định dạng nhị phân (XLSB)
Đây là một mẹo khá tuyệt để tất cả thể giảm dung lượng file Excel nhưng mà không phải chỉnh sửa đến nội dung của file. Những bước để chuyển file hoặc lưu file Excel dưới định dạng XLSB gồm:
Bước 1: Mở tệp tin Excel bạn muốn chuyển đổi. Mở tab File, chọn Save As. Bước 2: lúc giao diện Save As được mở, chọn Browse để mở hộp thoại Save As. Bước 3: vào hộp thoại Save As, ở mục Save as type (dưới tệp tin name), bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb).
Xóa định dạng có điều kiện
Định dạng dữ liệu góp người coi xác định dữ liệu quan liêu trọng một phương pháp nhanh chóng. Thông thường người ta thường tô màu và thêm icon và sử dụng các quy tắc riêng rẽ để định dạng dữ liệu. Tuy nhiên nếu gồm quá nhiều ô được định dạng dữ liệu thì khả năng load của file sẽ bị chậm hơn rất nhiều. Để giảm dung lượng file Excel bằng bí quyết xóa định dạng bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Mở tệp tin Excel cần giảm dung lượng, chọn một ô được định dạng >> Chọn Home >> ChọnConditional formatting
Bước 2: lúc thanh chức năng xổ xuống, bạn gồm thể lựa chọn. Hãy tìm cùng nhấn vào Clear Rules. Chọn một trong 2 tính năng sau:
Để xóa định dạng 1 ô đó, chọnClear from Selected Cells. Để xóa định dạng khỏi tất cả những ô, chọnClear Rules from Entire Sheet.
Tùy vào file Excel của bạn nhưng mà bạn gồm thể xóa bỏ định dạng ở một hoặc nhiều ô ko cần thiết. Sau thời điểm xóa định dạng bạn sẽ thấy tốc độ load của tệp tin tăng lên đáng kể đấy.
Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Connectify Hotspot, Connectify Hotspot
➤ Tham khảo những kỹ năng văn phòng phù hợp với công việc của mình
Cắt các ô tính không sử dụng
Việc người cần sử dụng không sử dụng hết các ô tính vào bảng excel là tương đối bình thường. Tuy vậy khi tệp tin Excel của bạn đã chứ dữ liệu quá lớn cùng những công thức phức tạp thì việc dư quá nhiều ô tính trống cũng khiến cho việc load file bị chậm lại. Cùng thừa quá nhiều ô trống khiến việc kéo xuống của người cần sử dụng cũng trở đề xuất bất tiện. Việc cắt đi những ô tính thừa không cần sử dụng đến là cách để giảm dung lượng tệp tin Excel hiệu quả. Phương pháp thực hiện như sau:
Chọn mặt hàng cột ko sử dụng bằng phương pháp ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi thương hiệu phải/xuống. Sau đó chuột phải chọn delete để xóa. Những ô tính vào vùng bạn chọn sẽ được xóa bỏ.
Cách xoá Data Links
Việc gắn kèm những link liên kết hoặc link tham khảo góp người dùng gồm thể dễ dàng tra cứu thông tin, nguồn gốc dữ liệu dễ dàng. Mặc dù việc gắn quá nhiều liên kết cũng sẽ khiến đến tốc độ load file của bạn bị chậm. Bởi vì vậy với những liên kết không cần thiết bạn buộc phải xóa đi để giảm dung lượng file Excel.
Mở file Excel, chọnData> ChọnEdit Links> Chọnlink liên kếtmà bạn muốn xóa > ChọnBreak Link.
Chọn Break Links để xong xuôi thao tác.
Giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp nén ảnh
Nếu file của bạn tất cả chèn nhiều ảnh, bạn cần phải tối ưu hóa những ảnh đó để đảm bảo dung lượng của file không thực sự lớn.
Một vấn đề khi nén ảnh, cho mặc dù cho là trước hay sau khoản thời gian chèn vào tệp tin là ảnh sau khi nén sẽ mất đi một phần chất lượng. Vậy yêu cầu việc có nén ảnh hay không tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.
Đối với nén ảnh trước khi chèn vào file, bạn bao gồm thể sử dụng các ứng dụng nén ảnh trực tuyến rất phổ biến trên internet hoặc dùng những phần mềm chỉnh sửa ảnh siêng biệt như Photoshop.
Nếu bạn muốn nén một ảnh đã được chèn vào file, bạn gồm thể thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Chọn ảnh vào file nhưng bạn muốn nén. Bước 2: Mở tab Picture Tools Format. Nếu bạn không thấy tab này còn có nghĩa là bạn chưa chọn ảnh. Bước 3: Trong team công cụ Adjust, bạn chọn Compress Picture.
Xóa định dạng dữ liệu
Định dạng dữ liệu có thể chấp nhận được cấu trúc tin tức trong bảng tính đúng mực hơn nhưng nó cũng sẽ làm cho dung lượng tệp tin của bạn lớn hơn. Vày vậy nếu muốn giảm dung lượng tệp tin bạn cần xóa những định dạng này. Giải pháp thực hiện như sau:
Chọn các hàng với cột được định dạng. Lưu ý các ô này trống cùng không chứa dữ liệu. Bạn nhấn chọn trang chủ >> Editing >> Clear Format
Xóa Watch
Các tệp tin Excel lớn, bao gồm nhiều sheet và những công thức thường chứa watch. Điều này có thể khiến dung lượng file Excel của bạn nặng hơn. Vày vậy sau khi làm việc bạn phải xóa các watch để giảm dung lượng file Excel. Giải pháp thực hiện như sau:
Bạn nhấn chọn tab Formula tab >> Watch Window Tiến hành chọn toàn bộ rồi nhấn Delete để xóa Watch
Trên đây là 8+ phương pháp giảm dung lượng file Excel nhưng mà dienmay.edu.vn muốn dành cho bạn, hãy làm thử ngay cùng chờ coi kết quả nhé!
Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất giành riêng cho các newbie
