Hiện nay Excel sẽ là trong số những phần mềm phổ biến đối với các dân văn phòng và công sở và những người tiêu dùng bộ Microsoft Office. Nhưng bạn lại đang gặp gỡ khó khăn bởi vì những file Excel có kích cỡ lớn và băn khoăn làm như thế nào. Hãy thuộc tham khảo bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel của dienmay.edu.vn tiếp sau đây nhé.
Bạn đang xem: Cách làm giảm dung lượng file excel
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng file Excel
Cách giảm dung lượng file Excel đầu tiên là thực hiện cách lưu bên dưới dạng tập tin nhị phân. dienmay.edu.vn sẽ giải đáp bạn cách để thực hiện cách thức này ngay lập tức sau đây, hãy theo dõi quá trình thực hiện nhé.
Các bước để lưu file Excel dưới dạng tập tin nhị phân:
Nhấp vào tab File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… (mở) rồi chọn file phải thao tác.
Tập tin được lưu dưới định dạng này còn có dung lượng bé dại hơn những so cùng với đuôi .xls tiêu chuẩn.
Loại vứt định dạng khỏi các hàng cùng cột trống
Một biện pháp giảm dung tích file Excel của người tiêu dùng là xoá định dạng những hàng và cột trống trong file.
Chọn một ô được định dạng > lựa chọn Home > chọn Conditional formatting > lựa chọn Clear Rules.Với xóa format 1 ô đó, nhấp Clear from Selected Cells.Với xóa format khỏi toàn bộ các ô, nhấp Clear Rules from Entire Sheet.
Cách giảm dung tích file Excel bằng phương pháp loại bỏ định dạng có điều kiện
Cách giảm dung tích file Excel bằng phương pháp loại vứt định dạng tất cả điều kiện. Lúc thực hiện cách thức này, chúng ta có thể làm theo 2 cách.
Cách 1
B1: chọn vùng tài liệu cần xóa Conditional formatting trước.
B2: Bấm lựa chọn mục Clear Rules from Select Cells (xóa toàn bộ thiết lập cấu hình trong vùng được chọn).
B3: lựa chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa toàn bộ tùy chỉnh cấu hình trong Sheet hiện nay tại).
Cách 2
Với cách này các bạn sẽ xóa thứu tự từng Rules trong Manage Rules.
B1: lựa chọn mục Manage Rules trong hành lang cửa số Manage Rules.
B2: Chọn từng đk cần xóa rồi bấm lựa chọn Delete.
Xem thêm: Top 3 Cách Làm Kem Trứng Gà, Cách Làm Món Kem Trứng Ngon Đúng Điệu Hà Nội
Nén dung lượng hình ảnh
Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp nén dung tích hình ảnh có trong file. Công việc nén dung lượng ảnh sẽ được dienmay.edu.vn trả lời sau đây:
B1: Chọn hình ảnh muốn nén > lựa chọn Format > chọn Compress Pictures.
B2: Bỏ tích mục Apply only to this picture > lựa chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > chọn OK để hoàn tất.
Loại bỏ dữ liệu ẩn (trang tính, hàng với cột)
Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương thức loại bỏ các dữ liệu ẩn trong trang tính, các hàng và cột. dienmay.edu.vn đang hướng dẫn chúng ta cách có tác dụng ngay sau đây:
Bước 1: Vào tệp tin Excel > nhấp vào Info > Check for Issues > Inspect Document.
Bước 2: tiếp đến xem tại vỏ hộp thoại Document Inspector > Nhấp vào Inspect và các hàng cùng cột ẩn trong cục bộ sổ làm việc đã được soát sổ > Nhấp vào Remove All.
Bước 3: sau cuối nhấp vào Close nhằm đóng vỏ hộp thoại. Tất cả các hàng với cột ẩn trong sổ thao tác làm việc sẽ bị xóa.
Xóa watch nhằm giảm dung tích file Excel
Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương thức xóa watch: Watch Window đang khởi chạy một hộp thoại được cho phép bạn xem thông tin về các ô nuốm thể, thậm chí là các ô ko hiển thị trên màn hình hiện tại. Nó giúp đỡ bạn không phải liên tục cuộn vào trang tính (sheet) hay đưa giữa các sheet nhằm kiểm tra kết quả của mình. Nhưng đôi khi nó sẽ khiến cho file Excel của người tiêu dùng có form size lớn.
Cách xoá Watch: lựa chọn Formulas > chọn Watch Window > chọn Delete Watch là xong.
Cắt bớt phạm vi bảng tính được sử dụng
Cách giảm dung tích file Excel bằng phương thức cắt từng bảng tính vào phạm vi được sử dụng.
B1: Chọn những hàng/cột trống bằng tổng hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi thương hiệu phải/xuống.
B2: Bấm chuột đề nghị vào địa chỉ bôi đen.
B3: lựa chọn Delete nhằm xóa những vùng chưa sử dụng.
Loại bỏ những công thức không buộc phải thiết
Cách giảm dung tích file Excel bằng cách loại bỏ những công thức không bắt buộc thiết. Các cách để sa thải công thức không quan trọng như sau:
B1: Bôi đen bảng dữ liệu.
B2: nhấn Copy để sao chép.
B3: Nhấn tiếp loài chuột phải và trong phần Paste Options chọn hình tượng Values (V) để xóa công thức.
Khi giảm bớt được dung tích thì việc chia sẻ file Excel đến các người cũng trở thành giảm bớt được thời gian. Và chúng ta cũng không phải tải các phần mềm nén tệp tin quá bự chảng để nén tệp tin Excel có form size lớn.
Nguyên nhân khiến file Excel của doanh nghiệp có dung lượng lớn hoàn toàn có thể là do các nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn,… Một tốt nhiều cụ thể này rất hoàn toàn có thể đều gây tác động tới file. Tệp tin Excel của bạn sẽ càng có dung tích lớn với những chúng ta làm vào các nghành nghề tài chính, đầu tư chi tiêu hay ngân hàng. Vì chưng trong nghành nghề dịch vụ này cần tương đối nhiều sự tính toán và bố trí dữ liệu.
Qua nội dung bài viết của dienmay.edu.vn, chúng tôi đã chỉ cho các bạn một số giải pháp giảm dung lượng file Excel hiệu quả và mau lẹ nhất. Chúc các bạn thành công.
